कार्यालयी लेखन और प्रक्रिया
पाठ की कुछ महत्त्वपूर्ण बातें1. प्रत्येक विषय से संबंधित एक फाइल होती है।
2. विषय से संबंधित जो पत्र या प्रस्ताव बाहरी व्यक्तियों या दूसरे कार्यालयों से प्राप्त होता है उसे फाइल की दाहिनी ओर रखा जाता है। तथा उस विषय या प्रस्ताव पर जो टिप्पणियाँ/मन्तव्य किस कार्यालय में लिखे जाते हैं वे बाईं और लगे पृष्ठों पर लिखे जाते हैं अर्थात् फाइल के बाईं ओर का हिस्सा टिप्पण के लिए तथा दाहिनी ओर का पत्र-व्यवहार के लिए होता है।
प्र.1- कार्यालयी लेखन के विविध प्रकारों के नाम बताइए-
उ.- 1. औपचारिक पत्र 2. मुख्य टिप्पण 3. आनुषंगिक टिप्पण 4. अनुस्मारक/स्मरण पत्र 5. अर्द्वसरकारी पत्र (डी ओ लेटर) 6. कार्यसूची(एजेंडा) 7. कार्यवृत्त(मिनिट्स) 8. प्रेस विज्ञप्ति
प्र.2- औपचारिक पत्र से क्या तात्पर्य है ?
उ.- जो पत्र प्रायः एक कार्यालय, विभाग अथवा मंत्रालय से दूसरे कार्यालय, विभाग अथवा मंत्रालय को भेजे जाते हैं, औपचारिक पत्र कहलाते हैं।
प्र.3- टिप्पण किसे कहते हैं ? यह कितने प्रकार की होती है ?
उ.- किसी विचाराधीन पत्र अथवा प्रकरण को निपटाने के लिए उस पर जो राय, मन्तव्य, आदेश अथवा निर्देश दिया जाता है वह टिप्पण कहलाता है। यह दो प्रकार की होती है- मुख्य टिप्पण व आनुषंगिक टिप्पण।
उ.- 1. औपचारिक पत्र 2. मुख्य टिप्पण 3. आनुषंगिक टिप्पण 4. अनुस्मारक/स्मरण पत्र 5. अर्द्वसरकारी पत्र (डी ओ लेटर) 6. कार्यसूची(एजेंडा) 7. कार्यवृत्त(मिनिट्स) 8. प्रेस विज्ञप्ति
प्र.2- औपचारिक पत्र से क्या तात्पर्य है ?
उ.- जो पत्र प्रायः एक कार्यालय, विभाग अथवा मंत्रालय से दूसरे कार्यालय, विभाग अथवा मंत्रालय को भेजे जाते हैं, औपचारिक पत्र कहलाते हैं।
प्र.3- टिप्पण किसे कहते हैं ? यह कितने प्रकार की होती है ?
उ.- किसी विचाराधीन पत्र अथवा प्रकरण को निपटाने के लिए उस पर जो राय, मन्तव्य, आदेश अथवा निर्देश दिया जाता है वह टिप्पण कहलाता है। यह दो प्रकार की होती है- मुख्य टिप्पण व आनुषंगिक टिप्पण।
प्र.4- मुख्य टिप्पण किसे कहते हैं ?
उ.- प्रारम्भिक टिप्पण मुख्य टिप्पण कहलाता है, जिसे प्रायः सहायक स्तर पर लिखा जाता है।
प्र.5- आनुषंगिक टिप्पण किसे कहते है ?
उ.- सहायक द्वारा लिखे टिप्पणी जब अधिकारी के पास पहुँचती है तो वह अधिकारी उसे पढ़कर अपना मन्तव्य लिखता है वह आनुषंगिक टिप्पणी कहलाती है।
उ.- प्रारम्भिक टिप्पण मुख्य टिप्पण कहलाता है, जिसे प्रायः सहायक स्तर पर लिखा जाता है।
प्र.5- आनुषंगिक टिप्पण किसे कहते है ?
उ.- सहायक द्वारा लिखे टिप्पणी जब अधिकारी के पास पहुँचती है तो वह अधिकारी उसे पढ़कर अपना मन्तव्य लिखता है वह आनुषंगिक टिप्पणी कहलाती है।
प्र.6- स्मरण पत्र/अनुस्मारक पत्र किसे कहते हैं। ?
उ.- जब किसी पत्र/ज्ञापन इत्यादि का उत्तर समय पर प्राप्त नहीं होता तो याद दिलाने के लिए अनुस्मारक भेजा जाता है।
प्र.7- अर्द्वसरकारी पत्र (डी ओ लेटर) किसे कहते हैं ?
उ.- जब कोई एक अधिकारी दूसरे संबंधित अधिकारी को व्यक्तिगत स्तर पर जानता हो तब मैत्री भाव व अनौपचारिकता से युक्त जो पत्र कार्यालय से संबंधित विषय पर लिखा जाता है उसे अर्द्वसरकारी पत्र कहते है।
प्र.8- कार्यसूची या एजेंडा क्या है ?
उ.- किसी भी संस्था की औपचारिक बैठक में चर्चा के लिए निर्धारित विषयों की अग्रिम जानकारी देनेवाला दस्तावेज कार्यसूची कहलाता है। इसे बैठक की सूचना के साथ ही सदस्यों को भेजा जाता है ताकि वे पूरी तैयारी से आ सकें।
प्र.9- कार्यवृत्त या मिनिट्स किसे कहते है ?
उ.- किसी बैठक की कार्यसूची में रेखांकित विषयों पर हुए विचार-विमर्श व निर्णयों के विवरण को कार्यवृत्त कहा जाता है।
प्र.10- प्रेस-विज्ञप्ति किसे कहते हैं?
उ.- कोई संस्थान या व्यक्ति जब किसी विषय या बैठक में लिए गए निर्णयों को जन-सामान्य तक पहुँचाना चाहता है तो वह ‘प्रेस विज्ञप्ति’ जा़ री करता है।
प्र.11- परिपत्र या सर्कुलर किसे कहते है ?
उ.- संस्थान/कार्यालयों द्वारा लिए गए महत्त्वपूर्ण निर्णयों को कार्यान्वित करने के लिए ‘परिपत्र’ जा़ री किया जाता है, जिसमें निर्णय को कार्यान्वित करने के निर्देश होते हैं।
उ.- जब किसी पत्र/ज्ञापन इत्यादि का उत्तर समय पर प्राप्त नहीं होता तो याद दिलाने के लिए अनुस्मारक भेजा जाता है।
प्र.7- अर्द्वसरकारी पत्र (डी ओ लेटर) किसे कहते हैं ?
उ.- जब कोई एक अधिकारी दूसरे संबंधित अधिकारी को व्यक्तिगत स्तर पर जानता हो तब मैत्री भाव व अनौपचारिकता से युक्त जो पत्र कार्यालय से संबंधित विषय पर लिखा जाता है उसे अर्द्वसरकारी पत्र कहते है।
प्र.8- कार्यसूची या एजेंडा क्या है ?
उ.- किसी भी संस्था की औपचारिक बैठक में चर्चा के लिए निर्धारित विषयों की अग्रिम जानकारी देनेवाला दस्तावेज कार्यसूची कहलाता है। इसे बैठक की सूचना के साथ ही सदस्यों को भेजा जाता है ताकि वे पूरी तैयारी से आ सकें।
प्र.9- कार्यवृत्त या मिनिट्स किसे कहते है ?
उ.- किसी बैठक की कार्यसूची में रेखांकित विषयों पर हुए विचार-विमर्श व निर्णयों के विवरण को कार्यवृत्त कहा जाता है।
प्र.10- प्रेस-विज्ञप्ति किसे कहते हैं?
उ.- कोई संस्थान या व्यक्ति जब किसी विषय या बैठक में लिए गए निर्णयों को जन-सामान्य तक पहुँचाना चाहता है तो वह ‘प्रेस विज्ञप्ति’ जा़ री करता है।
प्र.11- परिपत्र या सर्कुलर किसे कहते है ?
उ.- संस्थान/कार्यालयों द्वारा लिए गए महत्त्वपूर्ण निर्णयों को कार्यान्वित करने के लिए ‘परिपत्र’ जा़ री किया जाता है, जिसमें निर्णय को कार्यान्वित करने के निर्देश होते हैं।